La nota de prensa sigue estando en pleno auge en el siglo XXI. Pese a que algunos la han querido “matar” en más de una ocasión, sigue siendo un elemento indispensable y sobre el que se apoya la comunicación de las empresas. Sí, es cierto que cada vez son menos los medios tradicionales y más los digitales pero la nota de prensa continúa siendo el enlace con todos los medios, “los de toda la vida” y los nuevos digitales. ¿Cómo van las empresas a hacer llegar sus noticias si no es a través de la nota de prensa?

Por todo ello, vamos a analizar en profundidad qué es, como se redacta, qué elementos tiene, cuándo enviarla, a quién enviarla… Mi idea es que tras este post, todas las empresas tengan claro como utilizar este instrumento de comunicación que, eso sí, para ser efectivo debe estar redactada y diseñada siempre por profesionales, o ¿dejaría la contabilidad de su empresa en manos inexpertas? La comunicación es un pilar básico de la empresa porque transmite la marca y los valores de la misma y eso sólo debe hacerse por profesionales. Dicho lo cual, vamos a entrar en profundidad a analizar la nota de prensa.

Por cierto, escribo este post con la autoridad que me otorga ser periodista de profesión y carrera, haber trabajado en medios de comunicación desde becario a subdirector y haber estado más de 10 años en Gabinetes de Comunicación, por lo que conozco “los dos lados de la barrera”.

¿QUÉ ES UNA NOTA DE PRENSA?

La nota de prensa es un escrito realizado por un profesional de la comunicación, perteneciente a la empresa o como servicio externo, que reúne la información sobre un hecho noticiable de la sociedad con el fin de hacérsela llegar a los medios de comunicación para su posterior difusión, ya sea en soporte tradicional o digital.

En algunas ocasiones, la nota de prensa se confunde con el comunicado de prensa, cuando son formas distintas de comunicación. El comunicado es mucho más oficial, menos habitual como elemento de comunicación y que transmite la postura de la empresa respecto a un tema complejo. Tiene diferencias también formales respecto a la nota de prensa, por ejemplo, en la mayoría de las ocasiones no lleva titular, la postura de la empresa es expresada en puntos concretos para su mayor claridad, etc.

Consejo

Para la comunicación habitual de la empresa se debe utilizar la nota de prensa ya que permite mucha mayor libertad creativa e informativa. El comunicado se debe dejar para situaciones más comprometidas en las que es necesario dejar muy clara y de forma sencilla la postura de la empresa.

EL HECHO NOTICIABLE

Para plantearse el envío de una nota de prensa lo primero y fundamental es que se detecte un hecho noticiable. Este puede surgir de forma natural, es decir, su existencia es clara, o puede estar provocado aprovechando alguna circunstancia que lo permita. Por ejemplo, una clínica de fisioterapia puede enviar una nota de prensa días antes de la Semana Santa ofreciendo consejos para los costaleros.

nota de prensa

El hecho noticiable tiene que ser la base de la nota de prensa y la que provoque su envío. En caso de que la noticia no tenga el suficiente interés no será publicada por lo que es mejor que no la mandes y utilices tus propios canales para su difusión: blog corporativo, redes sociales, etc.

Si se decide enviarla a los medios de comunicación, es muy importante que la noticia tenga peso, ya que en caso contrario su publicación será imposible. Las empresas deben distinguir las noticias de la publicidad. Eso sí, esto también tiene que ser exigible a los medios de comunicación, que deben publicar las noticias, siempre que lo sean, independientemente de la fuente de origen. El mismo error es querer meter publicidad en la nota de prensa, que no publicarla bajo el argumento de que “quien quiera publicidad que la pague” únicamente porque proviene de una empresa, sin valorar su aspecto informativo.

Consejo

No des “gato por liebre”. Los periodistas no son tontos y reciben muchas notas de prensa a lo largo del día. Si intentas lograr publicidad gratuita con una nota de prensa “cogida con alfileres” no sólo no te la publicarán, si no que, además, te perjudicará para futuros envíos con noticias relevantes. ¿Te acuerdas del cuento de Pedro y el lobo? Pues algo parecido 😉.

ELEMENTOS DE LA NOTA DE PRENSA

Una vez que ya sabemos cuándo tiene sentido la redacción y envío de una nota de prensa, llega el momento de ponerse manos a la obra y sentarse delante del ordenador. Tranquilo, esta vez no sufrirás el “miedo al folio en blanco”, ya que sabes de antemano cuál es la noticia que quieres transmitir, ¿no?

nota de prensa

Los elementos que se deben incluir en la nota de prensa son los siguientes.

Cabecera

La parte superior de la nota de prensa se reserva para la cabecera. En ella se sitúa el logotipo de la empresa emisora de la nota de prensa y un título de “Nota de prensa” para que el periodista que la reciba sepa de inmediato cuál es el objeto de la comunicación.

Consejo

En caso de que el hecho noticiable tenga relación con alguna institución, ya sea local, regional, nacional o europea, puede ser positivo, siempre de acuerdo con los responsables de dicha institución, que en la cabecera también aparezca el logotipo institucional. Dará credibilidad a la nota de prensa y será más fácil su publicación.

Titular

Es un elemento fundamental de la nota de prensa. Un buen titular puede facilitar mucho su difusión. Pero esto tampoco puede ser la excusa para realizar malas prácticas como mentir. El titular ha de ser corto, directo, atractivo, que llame la atención porque debe ser el gancho de nuestra información. Si es posible, suele ser interesante poner cifras en el mismo, eso sí, siempre redondeadas.

Consejo

Intenta evitar en el titular el nombre de la empresa. Si lo pones, se podría interpretar que buscas publicidad gratuita y, te aseguro, que es una de las peores cosas que puedes hacer si quieres que tu nota de prensa aparezca en los medios.

Entradilla

Puedes poner una entradilla o un subtítulo. En este caso, estas líneas sirven para completar la información del titular a modo de resumen. Es decir, debes lograr que si alguien lee sólo el titular y la entradilla, se haga una idea lo más exacta posible de cuál es la noticia.

Para lograr esto, la entradilla debe responder a las ya archifamosas 5 Ws del periodismo. Es decir tienes que responder a ¿Qué?, ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? y ¿Por qué? Como verás, no son 5, son 6, pero bueno 🤣🤣🤣. Lo importante es que si lo haces, habrás logrado el objetivo de este elemento de la nota de prensa.

Consejo

Resalta la entradilla en negrita o cursiva para darle mayor importancia y distinguirla del cuerpo principal de la nota de prensa.

Cuerpo

En esta zona debes escribir la nota de prensa propiamente dicha. Es decir, debes desarrollar el hecho noticiable. Es muy, pero que muy importante que sigas la estructura de la pirámide invertida, es decir colocando las partes más importantes de la información al principio. Esto se hacía porque antiguamente, antes de existir los ordenadores, se cortaban las informaciones por la parte final. Lógicamente hoy no es así, pero facilita mucho el trabajo de los periodistas que la relevancia de la información lleve un orden de arriba a abajo.

Consejo

No hay una extensión recomendada, pero cuanto más extensa sea la nota de prensa, más fácil se lo pones al periodista, ya que es más fácil cortar que alargar la información. Tampoco te pases, pero no tengas reparo en escribir siempre que lo que incluyas sea interesante y complete la información.

Cierre

El cierre de la nota de prensa suele corresponder al último párrafo. En este punto hay muchas empresas que incluyen un párrafo “comercial” sobre la empresa. Yo lo veo totalmente innecesario, puesto que esa información jamás será publicada.

Creo que lo más interesante es realizar un final que redondee nuestra información. Particularmente me gusta mucho intentar enlazar el final con el comienzo de la nota de prensa. Así es como queda “redonda”.

Consejo

Respecto al cierre comercial que utilizan muchas empresas, como digo lo veo innecesario. Si quieres que el periodista conozca tu empresa, sólo tienes que ponerle un link a tu página web al final de la nota de prensa. Vivimos en el siglo XXI, el siglo de la Comunicación. No es necesario seguir con modelos informativos del siglo XX.

Contacto

Este es un punto mucho más importante de lo que muchas empresas piensan. Si lo que deseas es la publicación de la nota de prensa, tienes que ponérselo fácil al periodista que se encargará de la información. A muchos, sobre todo a los profesionales más “serios”, les gusta ampliar la información por lo que necesitan que SIEMPRE, SIEMPRE, SIEMPRE, aparezca al final de la nota de prensa un contacto al que poder llamar en caso necesario.

El contacto constará de nombre, cargo dentro de la empresa, mail y teléfono (móvil a ser posible).

Consejo 1

Si es posible, no estaría demás poner dos contactos de la empresa para ofrecer alternativas al periodista. Piénsalo bien, los interesados en que la información se publique somos nosotros, así que pongamos todas las facilidades posibles para que ocurra.

Consejo 2

Y, por favor, antes de decidir que la nota de prensa ya está lista para su envío, repásala tres veces y pídele a alguien que la lea. Ya sabes que “cuatro ojos ven más que dos” y la nota  es la imagen de tu empresa ante los periodistas (creadores de opinión) y no debe tener erratas, ni faltas de ortografía o una mala redacción (permíteme que te insista de nuevo en la necesidad de trabajar con profesionales).

OTROS ELEMENTOS IMPORTANTES EN LA NOTA DE PRENSA

No, aún no ha terminado tu trabajo. Te quedan algunas cosas que preparar antes de poder enviar tu nota de prensa. Estos son algunos elmentos que debes añadir:

  • Fotografías: Sobre todo pensando en la prensa escrita y digital, es importante que la nota de prensa vaya acompañada de fotografías (dos estaría bien). Ten en cuenta que la prensa escrita las necesitará en buena calidad, mientras que la digital no tiene esa necesidad, más bien al contrario.
  • Videos: Ya hemos dicho que estamos en la Comunicación del siglo XXI. Los medios digitales estarán más que encantados si les envías algún video sobre la noticia o, en su defecto, algún enlace de un espacio en el que puedan descargarse el video.
  • Cortes de audio. Esto no es tan habitual, pero si puedes completar la nota de prnesa con algún corte de audio, las emisoras de radio te lo agradecerán… y tendrás más posibilidades de que sea emitida al disponer de material de audio.
  • Utiliza hashtag. Casi todas las campañas de hoy en día incluyen algún hashtag para su utilización en las Redes Sociales. No tengas miedo de citarlo durante la nota de prensa, incluso en el titular si fuese oportuno.
  • Utiliza enlaces: Siempre que sea necesario, enlaza con páginas web donde el periodista pueda ampliar información de la noticia si fuese necesario. Por ejemplo, si la noticia es relativa a la presentación de un nuevo producto, es imposible que en la nota de prensa cuentes absolutamente todo sobre él, así que, en la parte inicial, enlaza a la página web donde el periodista pueda recopilar toda la información si lo considerase oportuno.
Consejo

Respecto a las fotografías, si puedes, envíales a cada uno de los medios, tradicional y digital, las fotos en los tamaños y calidad que requieren. Te lo agradecerán porque les facilitarás el trabajo.

¿CUÁNDO ENVIAR LA NOTA DE PRENSA?

No existe una regla fija. Lo primero que hay que decir es que el hecho noticiable manda en esta cuestión. Es decir, si vamos a mandar la nota de prensa sobre la presentación del nuevo producto, no lo podemos hacer dos semanas después de su salida al mercado. Lo lógico es que el envío de la información coincida con la salida del producto al mercado o que se haga unos días antes.

nota de prensa

Respecto a la hora del día, siempre que sea posible porque el envío de la nota esté programado, me gusta enviarla sobre las 11 ó 12 de la mañana. ¿Por qué? Muy sencillo, durante las primeras horas de la mañana el correo electrónico acumula mucha “basura” y nuestra nota de prensa se puede ir “sin querer” a la papelera junto a otros mails. Por eso me gusta enviarla cuando los periodistas ya han hecho limpia de sus correos electrónicos. Sobre las 11 o las 12 es una buena hora. Ya no hay peligro de pérdida y al mismo tiempo llega con suficiente antelación para poder entrar en los informativos del mediodía o las páginas de internet o papel (del día siguiente).

Consejo

Hay algunas ocasiones en las que podemos enviar notas de prensa “atemporales”. Estas noticias pueden enviarse en momentos en los que el flujo informativo desciende en las redacciones de manera importante y, además , en los que muchos periodistas se van de vacaciones (como todo el mundo) y las redacciones están más vacías y “se tira” más de notas de prensa. Algunos de estos momentos del año son Semana Santa, la primera quincena de agosto y los días entre Nochebuena y Nochevieja. Puede ser interesante buscar esos huecos 😜.

¿A QUIÉN ENVIARLA?

Durante los últimos años se están produciendo importantes cambios en el mundo de los medios de comunicación. Muchos están desapareciendo y están dejando su sitio a micromedios digitales, algunos muy especializados. Todos ellos tienen que ser el objetivo de nuestra nota de prensa.

Dependerá mucho del sector de la empresa, de su ámbito geográfico de actuación y de la noticia que quiera transmitir. Como norma se puede decir que hay que enviar la nota de prensa a los medios de comunicación (entiéndase siempre aquí a los tradicionales y los digitales) de la zona geográfica de la empresa, ya que se diese el caso de que  no vendamos directamente en esa zona, debemos hacer conocedores a la sociedad que nos acoge de nuestros logros, puesto que redundará en la mejora de la imagen de nuestra marca. También se incluirán los medios sectoriales a nivel nacional, que son de gran importancia hoy en día porque prácticamente los hay en todos los sectores.

Consejo

Antes de enviar la nota de prensa debemos realizar un trabajo de búsqueda de correos electrónicos de medios de comunicación para hacer nuestra base de datos. Será un trabajo arduo la primera vez, pero luego ya dispondremos de la base de datos para posteriores envíos. Como es lógico, si disponemos de las direcciones personales de algunos periodistas, mejor que mejor, nos garantizaremos que nuestra noticia llega a su destino.

¿CÓMO ENVIAR LA NOTA DE PRENSA?

Es obvio decir que atrás quedaron los tiempos del fax 😂 y que hoy en día todos utilizamos el correo electrónico. La nota de prensa debe ir siempre en un documento adjunto, nunca pegando el texto en el cuerpo del mail. También se adjuntarán el resto de archivos necesarios: fotos, audios, etc.

Respecto al mail propiamente dicho, en el “Asunto” debe figurar “Nota de prensa de o sobre “. En el cuerpo debemos explicar a los periodistas qué les estamos enviando y cuál es el hecho noticiable que provoca esa comunicación. No está de más un agradecimiento previo por su difusión.

Consejo 1

Al poner las direcciones queda horroroso que todo el mundo vea a quien se le ha mandado la nota de prensa, así que en el campo “Para” pon tu propia dirección de mail y el resto de destinatarios los pones en “Copia oculta” (CCo).

Consejo 2

No llames a los periodistas para hacer el seguimiento de la nota. Por mucho que les llames, no la publicarán. Si lo hacen, lo harán porque les parezca interesante informativamente (o seas cliente del medio 😉) no por tu llamada. Pero como les des el follón, es mucho más fácil que tu noticia caiga en el olvido o, lo que es mucho peor, archivada en la “P” (es como muchos periodistas llaman a mandar la nota de prensa a la “papelera”.

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Consejo 3

No la envíes en “.pdf” o, si lo haces, manda también una copia “.doc”. ¿Por qué? Es muy sencillo, no siempre el pdf es seleccionable para copiarlo y poder hacerlo facilita mucho el trabajo de los periodistas, y eso es lo que tenemos que lograr en todo momento.

CONCLUSION

De la buena redacción y las buena prácticas al hacer y enviar la nota de prensa dependerá mucho su publicación. Estos son algunos de los puntos más importantes para lograrlo:

✔️ Siempre tiene que haber un hecho noticiable que merezca enviar una nota de prensa.

✔️ Si la noticia no tiene suficiente peso informativo, utiliza los canales de la empresa para su difusión: blog, redes sociales, etc.

✔️ No intentes meter una noticia como publicidad. Sé honesto si quieres que los medios lo sean contigo.

✔️ Facilita el trabajo a los periodistas: haz una buena estructura y redacción, envíales fotos, videos y audios, si es posible, no les llames dándoles el follón…

✔️ Incluye siempre, como mínimo, un contacto localizable para poder ampliar la información.

✔️ Selecciona bien los medios a los que enviarás la nota de prensa. Sólo la publicarán aquellos que tengan algún tipo de interés, ya sea por la zona geográfica de la empresa o el sector. No por enviar a muchos lograrás más repercusión.

 

Si todavía tienes alguna duda sobre la nota de prensa, no tienes más que plantearla en los comentarios y haré lo posible por ayudarte. ¡¡¡Nos vemos en el próximo #COMUNICAblog!!!

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